打開Alpha系統(tǒng)的正確方式——賦能團隊管理
當前，律師行業(yè)的競爭已經(jīng)進入了白熱化階段，在這樣的市場環(huán)境中，律所想要獲得較大的市場份額，并健康、可持續(xù)地發(fā)展下去顯然不是簡單的事情。貴州惟勝道律師實務所，作為人數(shù)不到 40 人的中小型律所，其每年承接的標的總額高達數(shù)百億元，律師人均年創(chuàng)收接近百萬，創(chuàng)造了新的律所奇跡。惟勝道所的相關(guān)負責人在接受采訪時說，除了差異化的品牌定位以及強有力的核心團隊外，律所管理也是讓其在市場競爭中獨樹一幟的主要原因之一。
“律所的競爭其實就是管理的競爭，要想將律所的文化、歷史沉淀與發(fā)展的規(guī)模相匹配，就要在管理上下功夫。” 惟勝道所的負責人說:“人各有所長，好的律師不一定擅長做管理，所以律所需要合適的人員愿意付出精力和熱心來管理律所?！?/p>
作為一家公司制律所，惟勝道最需要解決的就是分工的問題。律所負責人堅持主張，員工不是散兵游勇自行其事的，各個律師都要服從律所和部門統(tǒng)一的任務安排和調(diào)配，案件信息、案件材料以及法律觀點也要做到共享。要實現(xiàn)這樣的目的，律所必須有一個適合于自己的強大管理系統(tǒng)作為技術(shù)支持。
惟勝道作為Alpha系統(tǒng)的天使用戶，在 2015 年就參加了iCourt 舉辦的第六屆律所主任年會，對iCourt的理念技術(shù)非常認可。此后，該所的全體合伙人團隊和骨干律師一起到北京iCourt總部全面學習了Alpha系統(tǒng)，在當天的學習結(jié)束后，全體律師均表示應該早點引入Alpha 。目前，全所的律師都在使用Alpha系統(tǒng)，Alpha已經(jīng)成為了律師們?nèi)粘＾k公必不可少的工具。
Alpha極大地推動了律所項目流程管理的質(zhì)效升級。惟勝道堅持適用團隊協(xié)作的模式，所內(nèi)幾乎每個項目都由多個律師協(xié)作共同完成。起初，大家主要通過微信上溝通，但是難免有一些不適用辦公場景的弊端，比如律師之間單項溝通時容易遺忘反饋，同時，成員溝通時存在盲區(qū)，團隊之間也難以實現(xiàn)信息共享等。在使用了Alpha以后，團隊協(xié)作就不再單純依靠律師的記憶力，大家可以通過Alpha讓業(yè)務秘書來進行項目流程的管理，大大減少了上述問題的發(fā)生概率。
在業(yè)務管理上，惟勝道還利用Alpha制定了自己的模板庫。比如法律顧問服務的模板庫，其中包含顧問管理、合同審查、法律意見書、專項糾紛處理、現(xiàn)場服務培訓等多種類別，還可以結(jié)合法院訴訟流程和所內(nèi)訴訟管理制度來制作商事訴訟流程的詳細模板。管理者將這些項目模板導入Alpha系統(tǒng)，業(yè)務秘書便會在Alpha中將辦案任務分配到各個項目，同時設(shè)置具體的負責人、任務節(jié)點、任務的反饋期限等，將每一項任務具體到每個責任人，并且還可以同步到日歷當中形成律師自己的日程安排。在任務分配后，業(yè)務秘書可以隨時跟具體的經(jīng)辦律師溝通業(yè)務的完成情況，還能夠及時對客戶進行反饋。
值得一提的是，以往律所很難直觀去和客戶解釋“服務效率和服務質(zhì)量”。在使用了Alpha系統(tǒng)以后，項目流程不僅是律所對客戶的承諾，也是律所對每一個律師管理和考核的標準。此外，惟勝道還會在系統(tǒng)中為客戶建立“重要合作伙伴”數(shù)據(jù)庫，根據(jù)客戶每個月或每個季度的需求，由業(yè)務秘書將這些重要合作伙伴的工商信息、法律風險、涉訴情況等通過 Alpha 系統(tǒng)檢索、整合，并反饋給客戶，幫助律師定期給客戶提供“重要合作商”的風險分析、為客戶提前規(guī)避風險，這也很大程度提高了律所的服務競爭力。
目前，惟勝道還在持續(xù)地對Alpha的功能進行探索，讓其為律所管理質(zhì)效升級賦能，助力律所在競爭激烈的法律市場獲得更多的機會。
