專訪泛微·文書定，打造與業(yè)務(wù)融合的全門類數(shù)字化檔案管理軟件
隨著電子發(fā)票、電子合同的普及，越來越多的電子化文件需要?dú)w檔存儲(chǔ)。近期，在國(guó)家層面，國(guó)家檔案局、財(cái)政部聯(lián)合發(fā)文推動(dòng)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知。在檔案數(shù)字化大潮之下，紙質(zhì)檔案如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理？如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案一體化管理？電子會(huì)計(jì)檔案如何有效實(shí)施落地？電子檔案如何防篡改并可查可驗(yàn)？今天，我們有幸邀請(qǐng)到泛微·文書定數(shù)字化檔案管理軟件總經(jīng)理陳馳來為我們?cè)敿?xì)介紹。
1.聽說泛微今年發(fā)布了一個(gè)新產(chǎn)品：數(shù)字化檔案管理軟件·文書定。為什么要發(fā)布這樣一款新產(chǎn)品？請(qǐng)簡(jiǎn)單介紹一下文書定的由來。
陳馳：大家好，非常榮幸在這里給大家介紹泛微·文書定相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)。首先給大家介紹一下泛微，泛微成立于2001年，21年來我們始終專注為客戶提供好用的數(shù)字化管理軟件。泛微是上交所主板上市公司，同時(shí)也是國(guó)家規(guī)劃布局內(nèi)重點(diǎn)軟件企業(yè)。目前在全國(guó)200+城市建立有運(yùn)營(yíng)中心，8000+專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，為60000+家中大型組織提供數(shù)字化服務(wù)。
在21年的發(fā)展歷程中，我們發(fā)現(xiàn)客戶有檔案管理的需求。以前，檔案管理更加關(guān)注的是基于傳統(tǒng)載體的檔案管理，比如紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，紙質(zhì)檔案的收集和紙質(zhì)歸檔等。
但隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，基于前端各類數(shù)字化平臺(tái)如OA、合同管理、費(fèi)控管理、人事管理等，在各類數(shù)字化業(yè)務(wù)場(chǎng)景中產(chǎn)生了大量的、有價(jià)值的、屬于歸檔范圍的電子文件，這些電子文件如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、如何深度利用，甚至如何實(shí)現(xiàn)單套制管理變成了企業(yè)更加關(guān)注的問題。于是我們就開始給客戶進(jìn)行了基于與數(shù)字化業(yè)務(wù)場(chǎng)景深入融合的數(shù)字檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。
經(jīng)過二十多年的發(fā)展，泛微的專項(xiàng)檔案管理產(chǎn)品越來越成熟。如今，我們?cè)跈n案管理方面，可以與各類業(yè)務(wù)場(chǎng)景深度融合，同時(shí)結(jié)合電子簽名，助力客戶實(shí)現(xiàn)全程業(yè)務(wù)電子化，實(shí)現(xiàn)單套制管理，助力檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識(shí)化。所以在2022年初，泛微單獨(dú)給檔案管理專項(xiàng)命名為“泛微·文書定”，整合研發(fā)、銷售、售前、實(shí)施團(tuán)隊(duì)，并形成一個(gè)獨(dú)立的事業(yè)部。文書定產(chǎn)品的目標(biāo)就是讓數(shù)字化成果深度利用，可查可驗(yàn)。
2.文書定檔案管理具體能管理什么類型的檔案？
陳馳：從檔案管理載體形式來分，文書定可以進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理、紙電混合管理和電子檔案單套制管理、數(shù)據(jù)文件管理、用戶行為日志管理；從檔案使用場(chǎng)景來分，文書定可以為客戶提供黨群類、行政工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、基建類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、特種載體檔案等全門類的檔案管理。
3.文書定檔案管理軟件有哪些核心功能點(diǎn)？
陳馳：文書定數(shù)字檔案管理平臺(tái)構(gòu)建了檔案收集、管理、保存、利用的全生命周期管理模式，通過流程驅(qū)動(dòng)以及低代碼建模平臺(tái)，為各類組織提供全宗、全門類的檔案管理模式。其主要有以下4大功能：
?檔案收集：為組織提供與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA、ERP、HRM、CRM等電子文件、數(shù)字化加工成果、離線數(shù)據(jù)包、手工錄入的接收以及四性檢測(cè)。
?檔案管理：支持對(duì)項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)和一文一件的管理模式，可對(duì)檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、分類、編號(hào)、編目、掛接、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等管理業(yè)務(wù)。
?檔案保存：支持線上虛擬庫(kù)房，可對(duì)檔案進(jìn)行裝盒、上下架、盤點(diǎn)、溫濕度監(jiān)控以及電子檔案長(zhǎng)期保存等業(yè)務(wù)。
?檔案利用：支持全文檢索、條件檢索等多種檢索模式，可對(duì)電子檔案、實(shí)體檔案進(jìn)行借閱。電子檔案還可實(shí)現(xiàn)在線預(yù)覽、下載、打印等權(quán)限管理以及動(dòng)態(tài)水印的功能。
目前文書定檔案管理可以確保符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，備份歸檔后的檔案可實(shí)現(xiàn)100%歸檔，3秒檢索。檔案文件防篡改、可第三方存證；可與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案一體化管理等功能。
4.目前這款產(chǎn)品適用于什么樣的組織使用？
陳馳：文書定檔案管理軟件從組織和人群角度來看，是不分行業(yè)和角色的。我們提供包含金融、制造、房產(chǎn)、IT、連鎖零售等在內(nèi)的87個(gè)細(xì)分行業(yè)組織使用，檔案管理軟件也不僅僅是給到檔案部和檔案管理員使用，更多的是提供公司管理層、各部門、員工等全組織人員使用，我們不僅要求檔案的規(guī)范存儲(chǔ)，更強(qiáng)調(diào)檔案利用，實(shí)現(xiàn)3秒可查可驗(yàn)。這跟市面面有些檔案管理軟件有一些不同。
從實(shí)際的客戶反饋來看，近2年電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)要求更多一些。因?yàn)橐环矫嬗行┕疽鲜校瑒?wù)必要財(cái)務(wù)合規(guī)。從需求側(cè)來看，員工這2年電子發(fā)票的報(bào)銷更多，企業(yè)必須要實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的入賬、歸檔、存儲(chǔ)合規(guī)性工作，所以如果是電子會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部和管理層使用人群相對(duì)較多一些。
5.跟市面上其他檔案管理軟件相比，文書定產(chǎn)品有什么核心特色嗎？
陳馳：泛微·文書定數(shù)字化檔案管理具有如下特色：
?一平臺(tái)全門類：在同一平臺(tái)上進(jìn)行綜合檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理；
?分級(jí)分權(quán)：對(duì)于集團(tuán)型組織進(jìn)行大集中管理，可實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)集中、物理隔離”的多全宗分級(jí)分權(quán)管控；
?檔案門戶：構(gòu)建了不同角色的門戶，檔案管理員、利用者、系統(tǒng)運(yùn)維人員等多角色的門戶展示；
?預(yù)歸檔平臺(tái)：將檔案收集前置，可以按照業(yè)務(wù)場(chǎng)景、系統(tǒng)來源、組織來源等結(jié)構(gòu)將元數(shù)據(jù)、電子文件進(jìn)行收集，并不需要按照全宗、門類進(jìn)行分類、整理；
?集成引擎：檔案來源于業(yè)務(wù)，需要與業(yè)務(wù)場(chǎng)景充分連接，集成引擎提供了強(qiáng)大的第三方異構(gòu)系統(tǒng)無縫連接的能力，且可與泛微OA實(shí)現(xiàn)一體化管理；
?流程引擎：檔案全生命周期由流程進(jìn)行連接與驅(qū)動(dòng)，流程的靈活性顯得十分重要；
?電子簽章：集成電子簽章，保障電子檔案防篡改；
?移動(dòng)引擎：為有移動(dòng)需求的客戶提供移動(dòng)端的檔案在手機(jī)上查閱、流程審批等，泛微具有強(qiáng)大的移動(dòng)建模引擎平臺(tái)來支撐客戶移動(dòng)端檔案應(yīng)用場(chǎng)景；
?報(bào)表引擎：檔案是組織重要的運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、研發(fā)等數(shù)據(jù)，需要加以統(tǒng)計(jì)分析，文書定具有數(shù)據(jù)報(bào)表中心的模塊，來支撐客戶對(duì)報(bào)表靈活多樣的需求；
?低代碼平臺(tái)：組織需求必然會(huì)經(jīng)常變化，可以通過低代碼平臺(tái)，隨時(shí)支撐業(yè)務(wù)需求的不斷優(yōu)化、不斷新增系統(tǒng)個(gè)性化功能應(yīng)用。
6.隨著電子發(fā)票的普及，目前企業(yè)最緊迫的任務(wù)是實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理，泛微文書定針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案有專項(xiàng)解決方案嗎？請(qǐng)簡(jiǎn)要介紹一下電子會(huì)計(jì)檔案的管理要點(diǎn)。
陳馳：在國(guó)家財(cái)務(wù)部、國(guó)家檔案局79號(hào)令以及6號(hào)文的指導(dǎo)下，以及全面電票的趨勢(shì)下，泛微·文書定提供了專項(xiàng)的電子會(huì)計(jì)檔案解決方案，主要核心管理要點(diǎn)為：
?收集整理自動(dòng)化：對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀企直連、影像系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的憑證、單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、業(yè)務(wù)附件可進(jìn)行在線收集，自動(dòng)歸檔。
?智能關(guān)聯(lián)、自動(dòng)成冊(cè)：可根據(jù)多種業(yè)務(wù)字段，如：?jiǎn)螕?jù)類型、編碼、關(guān)鍵字、組合字段、自定義字段等維度匹配，實(shí)現(xiàn)憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單等自動(dòng)關(guān)聯(lián)成冊(cè)。
?紙電混合管理：通過虛擬庫(kù)房，可實(shí)現(xiàn)檔案裝盒、上下架、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)線上、線下檔案一一匹配。
?檔案關(guān)聯(lián)查詢、借閱：可通過憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單等單個(gè)維度或多個(gè)組合維度，穿透查詢，完整溯源業(yè)務(wù)場(chǎng)景。
7.我是一家傳統(tǒng)的檔案室，日常主要做的是檔案庫(kù)房管理，現(xiàn)在單位要求將傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房升級(jí)為數(shù)字化檔案室，我應(yīng)該怎么做？
陳馳：數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施。主要包括：
?按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵(lì)依托現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
?開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。
?嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。
?根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度。明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。
?加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。
8.客戶在選型檔案管理軟件時(shí)，你認(rèn)為要關(guān)注哪些要點(diǎn)？另外要避免犯哪些常見錯(cuò)誤？
陳馳：隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，客戶對(duì)檔案管理也提出更高的要求，在選擇購(gòu)買檔案管理軟件之前，先梳理以下幾點(diǎn)：
?是否對(duì)單位的業(yè)務(wù)場(chǎng)景充分了解：我們選擇檔案管理軟件，核心是管理什么內(nèi)容，什么數(shù)據(jù)。先聚焦核心場(chǎng)景進(jìn)行檔案管理，在滿足核心場(chǎng)景后再延展到邊緣場(chǎng)景。不要以為上一套軟件上來就什么內(nèi)容都進(jìn)檔案系統(tǒng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)使用下來問題很多。因?yàn)闄n案來源于業(yè)務(wù)，服務(wù)于業(yè)務(wù)，如組織對(duì)業(yè)務(wù)場(chǎng)景不清晰，則無法完整了解企業(yè)檔案管理的全貌，無法清晰地了解收集保管范圍以及保管期限。
?系統(tǒng)是否可以提供試用機(jī)會(huì)：通過試用先體驗(yàn)對(duì)方的功能點(diǎn)，跟自己的需求是否匹配。或者安排廠家專人上門免費(fèi)演示，把廠商的產(chǎn)品功能搞清楚再?zèng)Q定。
?系統(tǒng)集成能力和延展性是否強(qiáng)大：檔案軟件是把它當(dāng)做一套獨(dú)立的軟件，還是需要跟其它系統(tǒng)集成，讓其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)最終要沉淀到檔案軟件中？剛開始使用時(shí)，需求比較少。但是到了后期很多人使用后，各個(gè)部門、領(lǐng)導(dǎo)的意見都集中過來了，如果軟件不支持快速修改調(diào)整，后期的使用范圍會(huì)減弱很多。
?實(shí)施過程是否可以分期進(jìn)行。整體的項(xiàng)目規(guī)劃可以分期分步實(shí)施。先滿足核心需求，再滿足邊緣需求，先簡(jiǎn)單后復(fù)雜。分步實(shí)施可以保證項(xiàng)目的成功率更高。
?軟件部署模式是SaaS模式還是本地私有化部署：這2種模式各有優(yōu)劣，此處不做過多比較。如果是重要的數(shù)據(jù)資源，建議能支持本地私有化管理。
